ESTADO DO PARANÁ
PREFEITURA MUNICIPAL DE PALMEIRA

CONTROLADORIA GERAL DO MUNICÍPIO
INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 037/2024 REGULAMENTA A ABERTURA, TRAMITAÇÃO E ARQUIVAMENTO DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS, FÍSICOS OU DIGITAIS, PARA O PODER EXECUTIVO – ADMINISTRAÇÃO DIRETA E INDIRETA

Considerando os Princípios Norteadores da Administração Pública, em especial os Princípios da Eficiência e da Legalidade contidos na Constituição Federal.

Considerando a necessidade de permanente verificação das regras de controles internos para a administração pública com o requisito para os órgãos de controle seguindo orientações de órgão de controle externo.

Considerando a estrutura organizacional do município vigente que atribui à Controladoria Geral do Município a responsabilidade de aperfeiçoar o sistema de controle interno com o uso de normas para verificar a regularidade, comprovar a legalidade e avaliar os resultados, quanto à eficácia, eficiência, e economicidade nos órgãos e entidades da administração direta e indireta municipal.

Considerando a Lei Federal nº 14.129/2021, que dispõe sobre princípios, regras e instrumentos para o Governo Digital e para o aumento da eficiência da administração pública, especialmente por meio da desburocratização, inovação, transformação digital e da participação do cidadão em uma jornada autônoma por meio de autos serviço.

Considerando a Lei Federal nº 12.527/2011 e Lei Municipal 4.076/2016 que regulam o acesso a informações ao cidadão como direito fundamental, proporcionado mediante procedimentos objetivos e ágeis, de forma transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão.

Considerando a Lei 13.709/2018 que dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, inclusive por meios digitais, de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas, que tem como objetivo proteger os direitos fundamentais de liberdade e privacidade, bem como o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa.

Considerando a necessidade de implementar inovações nos processos administrativos do Poder Executivo – Administração Direta e Indireta, desburocratizando e simplificando os registros de referência, visando oferecer informações integras e precisas, mediante transferência ativa de dados, em plataformas digitais seguras e eficientes, com o objetivo de registrar elementos da prestação de serviços e gestão das políticas públicas.

 

RESOLVE:

 

Art 1º Regulamentar a abertura, tramitação e arquivamento de processos administrativos, físicos ou digitais, no âmbito do Poder Executivo, considerando a Administração Direta e Indireta.

 

CAPÍTULO I

DAS DEFINIÇÕES

 

Art 2º Para fins desta Instrução Normativa, considera-se:

I - Processo Administrativo: o conjunto de documentos, devidamente autuados, físicos ou digitais, composto pela entrada de documentos/dados (protocolo), processamento das informações (tramitação) e saída de informações (arquivamento), que exijam decisão por parte dos agentes públicos responsáveis pelas atribuições dos órgãos e unidades administrativas.

II – Autos serviço: acesso pelo cidadão a serviço público prestado por meio digital, sem necessidade de mediação humana.

III - Plataformas digitais: ferramentas digitais disponibilizadas para viabilizar de forma centralizada e compartilhada os serviços e políticas públicas.

IV - Sistema Informatizado de Gestão: responsável por coletar, agrupar e compilar dados que sejam relevantes, de forma ordenada e sistematizada, gerando informações para úteis para a tomada de decisões.

CAPÍTULO II

DOS PROCESSOS ADMINISTRATIVOS E DOCUMENTOS AVULSOS

 

Art 3º O processo administrativo eletrônico poderá ser autuado de ofício ou a pedido do interessado, para fins de atendimento de uma ação administrativa.

 

Art 4º O processo administrativo eletrônico inicia-se com a autuação de um documento, produzido eletronicamente ou por um representante digital, que convertidos serão considerados documento original em suporte analógico/papel.

Parágrafo único. Haverá uma numeração única anual, sequencial e crescente para os processos administrativos da Administração Direta, e uma numeração única anual, sequencial e crescente para os processos administrativos para cada entidade da Administração Indireta.

 

Art 5º O usuário interno deverá preencher, no momento da autuação de um processo administrativo, pelo menos as seguintes informações:

I. Tipo,

II. Requerente

III. Assunto

IV. Local de origem e destino

V. Grau de sigilo

VI. Descrição sucinta do objeto da demanda no campo “requerimento”

VII. Arquivos anexos em formato pdf, word, excel e mp4.

 

Art 6º Nos processos abertos externamente, com requerente identificado, é obrigatória a inclusão do endereço, telefone e e-mail, exceto em processos anônimos;

Parágrafo primeiro: Deve conter pelo menos as seguintes informações:

I. Grau de sigilo,

II. Tipo,

III. Assunto,

IV. Descrição sucinta do objeto da demanda no campo “requerimento”

V. Arquivos anexos em formato pdf, word, excel e mp4.

 

Art 7º Os documentos nato digitais criados e assinados eletronicamente, e os representantes digitais resultantes da digitalização de documentos analógicos/papel são considerados digitais para fins de tramitação e uso no sistema.

Parágrafo único.Cabe às unidades responsáveis pela digitalização dos documentos, a guarda e manutenção dos originais analógicos/papel, apresentando-os em caso de alegação motivada e fundamentada de adulteração dos seus respectivos representantes digitais.

 

Art 8º O requerente interno, após instrução do processo, deverá encaminhá-lo diretamente ao local de destino, com:

I. Capa contendo a numeração do processo administrativo, data do protocolo, assunto e outros dados complementares que se fizerem necessários, sendo gerada automaticamente pelo sistema.

II. Requerimento inicial, seja entitulado como solicitação, reclamação, sugestão, denúncia, memorando, ofício ou outro que esteja previamente cadastrado.

III. Documentação exigida pela legislação do assunto, seguindo o checklist determinado pelo setor correlato ao assunto.

§1º A autuação das páginas será considerada como página 1 (um) a folha de capa, e as demais em numeração crescente.

§2º Os processos administrativos protocolados pelo usuário interno poderão ser classificados pelo setor de Protocolo ou pelos órgãos e unidades administrativas que analisam o assunto como:

I. Tramitação Normal.

II. Tramitação Prioritária.

III. Tramitação Urgente.

§ 3º Cabe aos responsáveis pelos órgãos e unidades administrativas a atribuição de exercer a fiscalização nas tramitações dos processos, como acompanhamento dos relatórios fornecidos pelo setor de Protocolo.

 

Art 9º No caso de demandas provenientes de atendimento presencial a terceiros ou via SIC - Serviço de Informação ao Cidadão, compete à Secretaria Municipal de Gestão Pública e Finanças, através do setor de Protocolo, por meio do Sistema Informatizado de Gestão, realizar atividades iniciais como expediente, documentação, recebimento, distribuição, além de controlar o andamento e arquivamento dos processos administrativos, tanto físicos quanto digitais.

 

Art 10 Recebida a documentação, seja em atendimento presencial ou por ferramenta digital, é feito o registro das informações no Sistema Informatizado no momento em que é efetuado o cadastro/autuação do processo administrativo com o respectivo número, sendo este o protocolo das solicitações apresentadas.

§1º O prazo para o SIC–Serviço de Informação ao Cidadão – sob a responsabilidade do setor de Protocolo para encaminhar a unidade destinatária o processo administrativo autuado é de no máximo 2 (duas)horas.

 

Art 11 A unidade que envia o processo administrativo físico ou digital continua responsável por ele até que a unidade destinatária acuse o recebimento no Sistema Informatizado de Gestão, quando então o processo deixará de estar “em trânsito”e/ou “encaminhado”.

Parágrafo único. O recebimento dos processos administrativos no Sistema Informatizado de Gestão deve ocorrer no momento do recebimento ou imediatamente no momento seguinte, não excedendo o tempo de 60 minutos.

Art 12 A partir do momento que a unidade destinatária acusar o recebimento do processo administrativo, físico ou digital, no Sistema Informatizado de Gestão, a mesma deverá proceder com a análise e providências nos prazos e condições estabelecidos, prezando pela eficiência e eficácia da gestão pública.

I. Para os processos administrativos categorizados como Tramitação Normal, o prazo máximo para análise e devidos despachos, anexação de documentos e outros procedimentos é de 5 (cinco) dias.

II. Para os processos administrativos categorizados como Tramitação Prioritária, o prazo máximo para análise e devidos despachos, anexação de documentos e outros procedimentos é de2 (dois) dias.

III. Para os processos administrativos categorizados como Tramitação Urgente, o prazo máximo para análise e devidos despachos, anexação de documentos e outros procedimentos é de 24 (vinte e quatro) horas.

§ 1º Nos casos em que os processos administrativos categorizados como Tramitação Normal ou Tramitação Prioritária, exijam informações e documentos externos à Administração Municipal para que se proceda a análise, e que assim os prazos estabelecidos para a tramitação possam ficar prejudicados, o responsável deve informar no Sistema Informatizado de Gestão em tramitação para a sua própria unidade como destinatária, texto contendo no mínimo as seguintes informações:

a) a motivo do aguardo para se proceder a análise;

b) quais documentos e/ou informações externas estão sendo aguardadas;

c) quais são os órgãos, entidades, empresas ou cidadãos que devem fornecer as informações para que proceda a análise;

d) qual o prazo estimado para o recebimento dos dados e/ou documentos;

e) nome do agente público responsável pela análise do processo administrativo.

§ 2º Nos casos em que o processo administrativo ficará aguardando informações e/ou documentos externos à Administração Pública Municipal por mais de 20 dias, o mesmo deverá ser encaminhado ao Departamento de Administração, que é responsável pelo Setor de Protocolo, para ciência, contendo no despacho todas as informações exigidas nas alíneas a, b, c,d e e do parágrafo anterior.

 

Art 13 A situação atual, bem como o histórico de tramitação dos processos administrativos, físicos ou digitais, poderá ser acompanhada pelo requerente, internamente ou externamente, possibilitando acessar a localização, o órgão ou unidade responsável pela análise, tempo de espera, agente público ou unidade administrativa responsável e telefone para contato, por meio do site institucional oficial www.palmeira.pr.gov.br.

 

Art 14 A juntada de documentos e a folha de tramitação é um processo metódico, que deve obedecer a seguinte ordem:

a) primeiramente apensar os documentos (planilhas, pareceres, laudos, mapas, fichas, fotos, formulários, entre outros), que tenham pertinência ao assunto tratado e/ou embasaram a análise, devendo todos ser anexados nos formatos permitidos pelo sistema informatizado de gestão;

b) por fim apensar folha de tramitação, emitida pelo Sistema Informatizado de Gestão contendo as informações necessárias e imprescindíveis para a compreensão da análise.

c) nos casos de processo administrativo físico, os documentos apensados que antecedem a página de tramitação, devem ser digitalizados e anexados ao Sistema Informatizado de Gestão.

§1º É de responsabilidade da unidade que encaminhará o processo administrativo físico numerar às páginas correspondentes aos documentos e folha de tramitação apensados, dando sequência à numeração já existente. Nos casos de processo administrativo digital a numeração de páginas será automática.

§ 2º A folha de tramitação obrigatoriamente necessita estar assinada para o processo administrativo tramitar fisicamente. Nos casos de processo administrativo digital a assinatura será eletrônica.

§ 3º Quando o processo administrativo físico atingir aproximadamente a quantidade de 200 (duzentas) páginas, o mesmo dever ser segmentado por volumes, identificados por numerais romanos em ordem crescente sequencial, mantendo a continuidade na numeração de páginas já existentes em ordem crescente.

 

Art 15 O acesso às informações e inserção dos dados no Sistema Informatizado de Gestão, é restrito aos usuários – agentes públicos – que operam o referido sistema, mediante login e senha, em caráter pessoal e intransferível.

 

Art 16 Os agentes públicos efetuarão a inserção e registro de dados, esclarecimentos e documentos via Sistema Informatizado de Gestão, garantindo a fidelidade dos mesmos, com base no Princípio da Objetividade, onde os registros devem estar baseados em documentos que comprovem a ocorrência dos respectivos fatos informados.

 

Art 17 A exatidão dos dados e documentos enviados através do Sistema Informatizado de Gestão, é de estrita responsabilidade dos agentes públicos (servidores efetivos, agentes políticos e cargos comissionados), representantes legais e técnicos dos órgãos e unidades administrativas habilitadas para operar o referido sistema informatizado, a quem compete garantir a fidelidade dos mesmos.

 

Art 18 Em se constando a ocorrência de inserir ou facilitar a inserção de dados falsos, alterar ou excluir indevidamente dados corretos nos sistemas informatizados ou bancos de dados da Administração Pública com o fim de obter vantagem indevida para si, para outrem ou para causar dano, o fato será apurado com base na ocorrência de crime tipificado no art. 313-A, do Código Penal, bem como submetido as determinações do Código de Ética da entidade.

 

Art 19 Poderá ocorrer o desentranhamento de documentos ou folhas de tramitação do processo administrativo.

§ 1º O Desentranhamento ou retirada dos documentos e folhas de tramitação, somente será permitida mediante pedido formal da parte interessada e deferimento emitido pelo Departamento de Administração.

§ 2º No lugar da folha desentranhada deve ser colocada uma cópia reprográfica do documento extraído, autenticada pelo agente público responsável.

§ 3º O desentranhamento deverá ser registrado no processo administrativo por meio de um termo colocado na sequência natural de folhas, e deve conter as seguintes informações:

a) o(s) número(s) da(s) folha(s) desentranhada(s);

b) tipo de documento retirado;

c) motivo de desentranhamento; e,

d) data, identificação e assinatura do agente público responsável.

 

Art 20 O processo é considerado encerrado a partir do momento em que é registrada situação de “arquivado”, com a descrição desta condição, e encaminhado ao local “arquivo geral”.

Parágrafo único. Ao receber o processo administrativo para arquivo, e se constatada alguma irregularidade, o mesmo deverá ser devolvido à unidade que o encaminhou para o arquivo, mesmo não sendo essa unidade a responsável pelo erro, para que tome as medidas cabíveis.

Art 21 A reativação de um processo administrativo pode ser requerida mediante justificativa e/ou motivação, que será registrada no processo administrativo solicitado, feita diretamente ao setor de Protocolo.

Parágrafo único. Ao reativar o processo administrativo encerrado e/ou arquivado, o mesmo passa a ser ativo e pode tramitar e receber informações novamente.

 

Art 22 Quando existir dois ou mais processos administrativos que tramitam sobre o mesmo assunto, protocolados pelo mesmo requerente, os mesmos devem ser apensados e/ou agrupados, devendo seguir tramitando com a numeração mais antiga.

§1º Os processos administrativos agrupados e que não mais tramitarão, devem ser anexados e receber a informação na folha de tramitação que se encontram agrupados e/ou apensados ao mais antigo, devendo-se citar o número desse.

§2º A numeração das páginas do processo que foi agrupado e/ou apensado deverá ser taxada, e o processo deverá ser renumerado seguindo a numeração do processo mais antigo.

 

Art 23 Em caso de extravio, furto ou perda de processo administrativo físico, o órgão ou unidade administrativa que detinha a guarda do mesmo, conforme consta no registro do Sistema Informatizado de Gestão, é responsável por comunicar oficialmente o Departamento de Administração tão logo constate o extravio, e deverá providenciar a recomposição do mesmo, passando por validação da Procuradoria Geral do Município, Controladoria Geral do Município e Chefe do Executivo, para somente então seguir a tramitação necessária.

§ 1º Caso seja constatado dolo ou fraude, ou até mesmo prejuízos aos cofres públicos, por extravio intencional ou de má fé por parte do agente público, imediatamente será instaurado um processo de sindicância.

 

Art 24 O setor de Protocolo é responsável por manter ativos no Sistema Informatizado de Gestão, apenas destinos ou locais de encaminhamento que constem na estrutura administrativa do Município de Palmeira conforme a legislação vigente.

Parágrafo único. Os destinos ou locais de encaminhamento que deixam de existir na lei da estrutura administrativa devem ser desativados no Sistema Informatizado de Gestão, a fim de não permitir que sejam encaminhados novos processos administrativos.

 

Art 25 O setor detentor do contrato de locação de software informatizado de gestão é responsável pela manutenção dos cadastros de usuários da plataforma digital.

 

CAPÍTULO III

DOS NÍVEIS DE ACESSO E RESTRIÇÃO

 

Art 26 São consideradas informações com restrição de acesso aquelas de caráter pessoal ou sensíveis, protegidas por legislação específica, devendo o nível de restrição ser justificado conforme hipóteses legais.

Parágrafo único. Procedimentos relacionados ao registro e tramitação de processos administrativos e documentos avulsos que tratem de averiguação de denúncias de irregularidades e infrações de servidores, instauração de inquéritos, sindicâncias, processo administrativo disciplinar e penalidades disciplinares, obedecerão a procedimentos a serem definidos em regulamentação específica.

 

Art 27 Qualquer pessoa poderá ter acesso aos processos administrativos e documentos avulsos produzidos e tramitados no Módulo de Protocolo, bem como acompanhar os respectivos trâmites, ressalvadas as hipóteses legais de restrição de acesso e sigilo.

 

Art 28 Compete aos servidores, no momento da autuação de processo administrativo ou cadastro de documento avulso, identificar no corpo do texto e nos anexos, a existência de dados pessoais ou informações sensíveis que requeiram algum grau de restrição de acesso (natureza da informação) e selecionar a natureza da informação (nível de acesso) adequado antes da confirmação do cadastro.

Parágrafo único. Ao servidor cabe a responsabilidade pela restrição adequada de dados e informações que devam ser restritas, e pela divulgação de documentos e informações de caráter público, respondendo legalmente por restrição ou publicidade indevidas.

 

Art 29 Durante a tramitação dos processos administrativos e documentos avulsos, os servidores devem observar se não há necessidade de tornar determinada informação pública como restrita ou vice-versa, partindo-se da premissa prevista na Lei de Acesso à Informação de que o acesso é regra e a restrição ou sigilo deverá ser exceção.

 

Art 30 Processos administrativos ou documentos avulsos que forem classificados como sigilosos, obedecerão a procedimentos a serem definidos em regulamentação específica.

 

CAPÍTULO V

DA ASSINATURA ELETRÔNICA E DIGITAL

 

Art 31 Os documentos digitais produzidos e geridos no âmbito do Módulo de Protocolo terão sua autoria identificada pela utilização de assinatura eletrônica emitida pelo próprio sistema.

§1º A assinatura eletrônica será de uso pessoal e intransferível, sendo de responsabilidade do titular sua guarda e sigilo.

§2º Servidores serão considerados assinantes internos;

§3º Indivíduos externos Serão considerados assinantes externos e poderão assinar documentos mediante procedimentos de cadastro e permissão para realizar assinaturas.

 

Art 32 A assinatura eletrônica de documentos repercute na aceitação das normas vigentes e da responsabilidade do usuário por sua utilização indevida.

 

Art 33 O usuário cuja assinatura for solicitada no sistema de protocolo deverá assinar ou rejeitar o documento preferencialmente dentro do prazo de 24 horas, a fim de evitar prejuízos ao andamento processual.

 

Art 34 Esta Instrução Normativa entrará em vigor na data de sua publicação, ficando expressamente revogada a Instrução Normativa nº 24/2021.

 

Prefeitura, sede do Município de Palmeira, Estado do Paraná, em 16 de Agosto de 2024.

 

SÉRGIO LUIS BELICH

Prefeito Municipal

 

KEITRY KELLEN SWIECH GABARDO

Controladora Geral do Município 

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Matéria publicada no Diário Oficial dos Municípios do Paraná no dia 19/08/2024. Edição 3091
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