ESTADO DE RONDÔNIA
PREFEITURA MUNICIPAL DE PRIMAVERA DE RONDÔNIA

GABINETE DO PREFEITO
DECRETO N° 3.420 DE 07 DE OUTUBRO DE 2025.

 

O PREFEITO DO MUNICÍPIO DE PRIMAVERA DE RONDÔNIA/RO, no uso das atribuições que lhe confere a Lei Orgânica Municipal e considerando a necessidade de normatizar e implantar o uso do meio eletrônico para realização do processo administrativo no âmbito dos Órgãos e das Entidades da Administração Municipal Direta, Autárquica e Fundacional;

 

CONSIDERANDO o objetivo de assegurar a eficiência, a transparência, a sustentabilidade ambiental e a efetividade das ações governamentais; e ainda,

 

CONSIDERANDO os objetivos estratégicos de modernizar e simplificar a estrutura e os processos organizacionais; ofertar serviços e informações ao cidadão de forma efetiva, por intermédio das tecnologias da informação e comunicação; integrar os processos e dados dos Órgãos do Município visando transparência e efetividade;

 

DECRETA:

 

Art. 1º Fica instituído no âmbito deste Poder Executivo, incluindo os Órgãos e as Entidades da Administração Pública Municipal Direta e Indireta, o Sistema de Processo Eletrônico de Informações – eProc como sistema oficial de gestão de processos e documentos do Município de Primavera de Rondônia/RO.

Parágrafo único. O eProc é de uso obrigatório na tramitação de processos administrativos, observadas as regras de transição estabelecidas neste Decreto.

 

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

 

Art. 2º Para os efeitos deste Decreto, são adotadas as seguintes definições:

I – documento: unidade de registro de informações, independente do formato, do suporte ou da natureza;

II – documento digital: documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional, somente por equipamentos eletrônicos, podendo ser:

a) documento nato-digital: documento criado originariamente em meio eletrônico; ou

b) documento digitalizado: documento obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital; e

c) processo administrativo eletrônico: aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico;

III – meio eletrônico: qualquer forma de armazenamento ou tráfego de documentos e arquivos digitais.

 

Art. 3º Para o atendimento ao disposto neste Decreto, os Órgãos e as Entidades da Administração Pública Municipal Direta e Indireta utilizarão o eProc para a gestão e o trâmite de todos os documentos e processos administrativos eletrônicos, desde a etapa da produção, tramitação, utilização e arquivamento até a sua destinação final.

 

Art. 4º O eProc entrará em funcionamento facultativamente, a partir da publicação deste Decreto.

Parágrafo único. O uso do eProc obedecerá ao cronograma definido pelo Comitê Gestor do Processo Eletrônico, divulgada em sítio específico, e, após a data de implantação, a criação de novos processos administrativos somente ocorrerá por meio do eProc.

Art. 5º É obrigatório às unidades migrar os processos e documentos físicos em tramitação para o sistema eProc, fazendo-se o devido registro do procedimento.

§ 1º Os processos e documentos gerados serão inseridos no eProc no formato “PDF” (Portable Document Format).

§ 2º O processo migrado será a peça inicial do processo em formato eletrônico no eProc, juntando-se em ambos a Certidão.

 

Art. 6º Na operacionalização do eProc deverão ser observadas, no que couber, a legislação vigente e as diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ.

 

Art. 7º Os documentos e processos administrativos recebidos e produzidos no âmbito do Poder Executivo, Órgãos e Entidades da Administração Pública Municipal Direta e Indireta deverão ser cadastrados no eProc, de acordo com o adequado nível de acesso (público, restrito ou sigiloso).

 

Art. 8º O processo eletrônico dispensa a realização de procedimentos formais típicos de processo em papel, tais como: capeamento, criação de volumes, numeração de folhas, carimbos e aposição de etiquetas.

Parágrafo único Os documentos e processos eletrônicos produzidos ou inseridos no eProc dispensam a sua formação e tramitação física.

 

CAPÍTULO II

DAS COMPETÊNCIAS

 

Art. 9º Compete ao Comitê Gestor do Processo Eletrônico - eProc, nomeado por meio de Decreto específico:

I – zelar pela contínua adequação do eProc à legislação de gestão documental, às necessidades do Município de Primavera de Rondônia/RO e aos padrões de uso;

II – acompanhar a adequada utilização do eProc, salvaguardando pela integridade e qualidade de informações nele contidas;

III – promover a capacitação, realizar suporte operacional e orientar os servidores do Município de Primavera de Rondônia/RO à utilização do eProc;

IV – orientar os usuários externos quanto à utilização do eProc;

V – propor revisões das normas afetas ao processo eletrônico;

VI – padronizar os documentos que serão formalizados no eProc; e

VII – padronizar e realizar a definição dos perfis de acesso ao eProc.

 

Art. 10° Compete a cada Órgão e Entidade da Administração Pública Municipal Direta e Indireta do Poder Executivo prestar suporte e consultoria acerca do uso do Sistema, dispondo de servidor previamente capacitado para esta finalidade, em observância às orientações e manuais a serem disponibilizados em sítio eletrônico.

 

Art. 11° Compete ao Departamento de Tecnologia da Informação manter o Sistema operando de forma adequada, de acordo com as especificações estabelecidas pelos órgãos responsáveis pelo desenvolvimento do eProc.

 

CAPÍTULO III

DO ACESSO AO SISTEMA

 

Art. 12° O acesso ao eProc será por meio de usuário e senha pessoal e intransferível.

 

Art. 13° Serão cadastrados como usuários do eProc todos os servidores, estagiários e colaboradores dos Órgãos e Entidades da Administração Pública Municipal Direta e Indireta do Poder Executivo, sendo atribuído a cada um o perfil de acesso quanto à responsabilidade e desempenho das atividades.

 

Art. 14° Os usuários externos, mediante credenciamento, poderão:

I – acompanhar o trâmite de processos de seu interesse, por prazo determinado, mediante autorização da unidade responsável pela informação;

II – receber ofícios e notificações; e

III – assinar eletronicamente documentos.

 

Art. 15° O credenciamento de usuário externo é ato pessoal e intransferível e dar-se-á a partir do preenchimento do formulário de cadastro disponível no sítio eletrônico da Prefeitura Municipal de Primavera de Rondônia/RO.

 

CAPÍTULO IV

DA ABERTURA PROCESSUAL, CRIAÇÃO E DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

 

Art. 16° O responsável pela abertura do processo deverá:

I – escolher o tipo de processo adequado ao assunto, conforme nomenclatura existente no eProc; e

II – cadastrar as informações obrigatórias requeridas pelo eProc.

 

Art. 17° Os documentos administrativos do Poder Executivo serão elaborados no eProc utilizando-se preferencialmente os modelos nele disponibilizados.

 

Art. 18° Os documentos produzidos no eProc serão assinados eletronicamente por meio de usuário e senha, observadas as normas de segurança e controle de uso.

§ 1º A assinatura eletrônica é de uso pessoal e intransferível, sendo de responsabilidade do titular o seu sigilo;

§ 2º A assinatura realizada na forma do caput será considerada válida para todos os efeitos legais.

§ 3º O Prefeito Municipal, Secretários, Controlador, Procurador Geral e demais ordenadores de despesa, para fins de assinatura, poderão optar em realizá-la quando em trânsito em outras localidades, sem prejuízo do exercício de outras tarefas atribuídas ao respectivo substituto.

§ 4º O disposto no § 3º, deste artigo, não se aplica nos casos em que o titular da assinatura estiver em período de férias ou outros afastamentos legais.

 

Art. 19° O documento digital e o documento digitalizado a partir de documento original, capturados pelo eProc, serão considerados válidos e produzirão todos os efeitos legais.

 

Art. 20° Os formatos/extensões de arquivo admitidos pelo eProc serão definidos pelo seu Comitê Gestor do eProc.

 

Art. 21° O serviço de Protocolo, após receber documentos externos em meio físico, deverá realizar a digitalização e inclusão no eProc.

Parágrafo único. O documento cuja digitalização seja tecnicamente inviável será:

I – identificado e a situação do documento certificada no eProc;

II – incluído o resumo de seu conteúdo no Sistema; e

III – armazenado na unidade administrativa responsável pelo assunto.

 

CAPÍTULO V

DA TRAMITAÇÃO SIGILOSA OU RESTRITA

 

Art. 22 O usuário que abrir o processo eletrônico sigiloso ou restrito deverá observar as disposições legais para a atribuição desta classificação, e será o responsável pela concessão da credencial de acesso aos demais usuários que necessitarem acompanhar e instruir o processo.

§ 1º A credencial de acesso poderá ser cassada pelo usuário que a concedeu ou renunciada pelo próprio usuário.

§ 2º A pessoa que tomar conhecimento de documento ou assunto sigiloso fica responsável pela manutenção do sigilo.

§ 3º Havendo violação do sigilo funcional ou facilitar-lhe a revelação, o responsável responderá, civil, penal e administrativamente.

 

CAPÍTULO VI

DOS DEVERES E DAS RESPONSABILIDADES

 

Art. 23° São deveres dos usuários do eProc:

I – utilizar adequadamente o Sistema em sua unidade, abstendo-se de utilizá-lo para troca de mensagens, recados ou assuntos sem relação com as atividades institucionais;

II – guardar sigilo sobre fato ou informação de qualquer natureza de que tenha conhecimento por força de suas atribuições;

III – manter a cautela necessária na utilização do eProc, a fim de evitar que pessoas não autorizadas pratiquem atos no Sistema;

IV – evitar a impressão de documentos digitais, zelando pela economicidade e responsabilidade socioambiental;

V – participar dos programas de capacitação referentes ao eProc;

VI – disseminar em sua unidade o conhecimento adquirido nas ações de capacitação relacionadas ao eProc; e

VII – cumprir os regulamentos e manuais, dentre outros, que tratem de procedimentos específicos quanto à utilização do eProc no âmbito do Poder Executivo.

Parágrafo único. O uso inadequado do eProc fica sujeito à apuração de responsabilidade, na forma da legislação em vigor.

 

CAPÍTULO VII

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

 

Art. 24° Prorrogam-se para o dia útil subsequente os prazos administrativos que vencerem em dia em que o eProc estiver inoperante.

Parágrafo único. A DTI é a unidade responsável por atestar os períodos de inoperância do sistema.

 

Art. 25° A não obtenção de acesso ou credenciamento no eProc, bem como eventual defeito de transmissão ou recepção de dados e informações não imputáveis à falha do Sistema, não servirão de escusa para o descumprimento de obrigações e prazos legais.

 

Art. 26° Em caso de impossibilidade técnica de produção de documentos do eProc, estes poderão ser produzidos em papel, com assinatura manuscrita da autoridade competente, devendo ser, posteriormente, digitalizados e inseridos no Sistema.

 

Art. 27° Os casos omissos serão resolvidos pelo Chefe do Poder Executivo, subsidiado pelo Comitê Gestor do eProc.

 

Art. 28° Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação. 

 

Primavera de Rondônia/RO, em 07 de outubro de 2025.

 

LUCAS NUNES DA SILVA

Prefeito 

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Matéria publicada no Diário Oficial dos Municípios do Estado de Rondônia no dia 08/10/2025. Edição 4083
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